Kai dauguma žmonių galvoja apie apskaitos programas, jie įsivaizduoja skaičiuoklės lentelę, kurioje buhalteris registruoja skaičius ir seka finansinius srautus. Tačiau modernios apskaitos programos buhalteriams šiandien atlieka daug platesnę funkciją – jos tampa svarbia komunikacijos priemone, transformuojančia santykius su klientais. Pažvelkime, kaip šiuolaikinės apskaitos sistemos gerina klientų patirtį ir padeda sutaupyti ne tik pinigų, bet ir brangaus laiko.
Klientų savitarna – prieiga 24/7
Įsivaizduokite: jūsų klientui reikia prieigos prie senos sąskaitos faktūros, ir jis siunčia jums el. laišką penktadienio vakarą. Anksčiau šis prašymas būtų turėjęs laukti iki pirmadienio, o jūs būtumėte pradėję savaitę ieškodami dokumentų archyvuose.
Šiuolaikinės apskaitos programos siūlo klientų savitarnos portalus, kuriuose klientai gali:
- Peržiūrėti ir atsisiųsti visas jiems išrašytas sąskaitas faktūras
- Matyti mokėjimų istoriją ir būsimus mokėjimus
- Atlikti mokėjimus tiesiogiai portale
- Atnaujinti savo kontaktinę informaciją
Jonas, mažos baldų gamybos įmonės vadovas, pasakoja: „Galimybė peržiūrėti savo finansinę istoriją bet kuriuo paros metu sutaupo laiko abiem pusėms. Mano buhalterė dabar gali susitelkti į strateginius klausimus, o ne gaišti laiką atsakinėdama į paprastus užklausimus.”
Automatiniai priminimai vietoje nepatogių pokalbių
Niekas nemėgsta vesti nemalonių pokalbių apie vėluojančius mokėjimus. Čia į pagalbą ateina automatiniai priminimai, kurie:
- Siunčiami automatiškai, kai artėja mokėjimo terminas
- Teikia mandagų priminimą praėjus kelioms dienoms po termino
- Leidžia siųsti personalizuotus pranešimus, pritaikytus konkrečiam klientui
- Seka, ar klientas atidarė pranešimą ir peržiūrėjo sąskaitą
Finansų vadovės Agnės patirtis: „Automatiniai priminimai sumažino mūsų pavėluotų mokėjimų skaičių 40%. Svarbiausia, kad išlaikome gerus santykius su klientais, nes sistema mandagiai primena apie termino pabaigą be jokio asmeninio nepatogumo.”
Skaidrus dokumentų valdymas – mažiau nesusipratimų
Vienas didžiausių klaidų šaltinių verslo santykiuose – nesusipratimai dėl dokumentų. Šiuolaikinės apskaitos programos siūlo:
- Greitą dokumentų išrašymą pagal šablonus
- Automatinį pranešimą klientui, kai dokumentas paruoštas
- Dokumentų patvirtinimo funkcijas
- Dokumentų versijų kontrolę
„Anksčiau nuolat gaudavome klausimų dėl sąlygų, kurios buvo aiškiai išdėstytos sutartyje,” – pasakoja marketingo agentūros vadovė Julija. „Dabar su integruota dokumentų valdymo sistema visi dokumentai yra vienoje vietoje, ir abi pusės gali lengvai patikrinti, kas buvo sutarta.”
Realaus laiko ataskaitos klientams – skaidrumas ugdo pasitikėjimą
Šiuolaikinės apskaitos programos leidžia dalintis aktualiais duomenimis su klientais realiu laiku:
- Projekto biudžeto ir išlaidų sekimas
- Darbo valandų apskaita
- Pasiekti rezultatai ir KPI
- Prognozės ir tendencijos
IT paslaugų įmonės vadovas Marius pabrėžia: „Galimybė klientams matyti projekto finansinę būklę realiu laiku dramatiškai sumažino el. laiškų ir skambučių skaičių. Klientai jaučiasi ramiau, kai gali bet kuriuo metu pasitikrinti, kaip naudojamas jų biudžetas.”
Integruotos komunikacijos priemonės – viskas vienoje vietoje
Pažangios apskaitos sistemos siūlo integruotas komunikacijos priemones:
- Komentavimo funkcijas prie konkrečių sąskaitų ar dokumentų
- Pokalbių istoriją, prieinamą visiems įgaliotiems komandos nariams
- Pranešimų centrus, kur galima sekti visus su klientu susijusius bendravimus
„Nebeieškome el. laiškų grandinėlių skirtingose dėžutėse,” – džiaugiasi architektūros biuro buhaltere Eglė. „Visa komunikacija su klientu prieinama kartu su finansiniais dokumentais, todėl sprendimai priimami greičiau ir tiksliau.”
Konkurencinis pranašumas šiuolaikiniame versle
Įdomu tai, kad tyrimai rodo, jog 72% klientų vertina įmonės naudojamas technologijas kaip svarbų veiksnį renkantis paslaugų teikėją. Šiuolaikinės apskaitos programos su klientų komunikacijos funkcijomis suteikia reikšmingą konkurencinį pranašumą.
Apskaitos programa šiandien – tai ne tik įrankis tvarkyti skaičius, bet ir priemonė kurti skaidresnį, efektyvesnį ir malonesnį bendravimą su klientais. Sumažintas el. laiškų kiekis, mažiau nesusipratimų ir greitesnis aptarnavimas – visa tai veda prie stipresnių verslo santykių ir didesnio pelno.
The post Apskaitos programa – ne tik skaičiams: kaip ji padeda bendrauti su klientais greičiau ir skaidriau? appeared first on Oginski.